HubSpot E-Mails landen im Spam: Ursachen & Lösungen
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Frank
- Aktualisiert am 31. Januar 2026
HubSpot ist teuer. Spam ist billig. Und trotzdem treffen sich beide manchmal im Spamordner. Wenn deine Kampagnen nicht mehr ankommen, steckt oft ein Mix aus Shared IP, Domain-Reputation und Datenhygiene dahinter. Hier bekommst du klare Checks und Maßnahmen, die wirklich helfen.
Kurzdiagnose: Hast du wirklich ein Zustellproblem?
Bevor du an DNS, Content oder IPs schraubst: Stell sicher, dass es nicht „nur“ ein Tracking- oder Reporting-Thema ist.
- Auffällige Domain-Cluster: Probleme nur bei Gmail? Nur bei Microsoft (Outlook/Hotmail/Office 365)? Das deutet oft auf Reputation oder Authentifizierung hin.
- Plötzlicher Einbruch: Öffnungen/Klicks brechen innerhalb weniger Tage ein? Häufig ein Filter- oder Reputationsthema.
- Beschwerden: Steigende Abmeldungen oder Spam-Beschwerden sind ein sehr lauter Hinweis (selbst wenn die Open Rate „okay“ aussieht).
- Bounces: Mehr Softbounces (temporär) oder Hardbounces (permanent) als üblich? Dann ist es fast nie „Zufall“.
Tipp: Wenn du schnell Klarheit willst: Nutze ein paar Tools zur Identifikation von Zustellproblemen und teste Inbox/Spam bei den wichtigsten Providern.
„So ein teures Tool wie HubSpot nutzen doch keine Spammer!“
Wäre schön. In der Praxis wird HubSpot aber oft auch für Outbound-Sales, Sequenzen und Kaltkontakte genutzt. Und genau das beeinflusst bei Shared Setups die Reputation.
Heißt nicht, dass HubSpot „schlecht“ ist. Es heißt nur: Du brauchst ein Setup, das zur Realität passt. Und dafür schauen wir auf E-Mail-Zustellbarkeit als Zusammenspiel aus Authentifizierung, Reputation, Content und Datenhygiene.
HubSpot E-Mail Health Score: hilfreich, aber nicht die ganze Wahrheit
HubSpot E-Mail Health Score: hilfreich, aber nicht die ganze Wahrheit
HubSpot zeigt dir einen E-Mail Health Score als Orientierung. Das ist ein nützliches Signal – aber es betrachtet primär Engagement. Die IP-Reputation und Domain-Reputation werden dadurch nicht vollständig abgedeckt.
Merksatz: Ein guter Score ist nett. Eine gute Reputation ist die Eintrittskarte zur Inbox.
Weitere Indikatoren für Zustellprobleme
- Ungewöhnlich niedrige Öffnungen/Klicks über mehrere Sendungen hinweg (Faustregel: im Vergleich zu deinem Normalniveau).
- Spam-Beschwerden (jede Steigerung ist relevant).
- Domain-spezifische Bounces (z. B. nur Microsoft oder nur Gmail).
- Plötzliche Deliverability-Probleme nach Listenimport oder nach Änderung am Absender.
Typische Ursachen für HubSpot Zustellprobleme
1) Unsaubere Authentifizierung (SPF, DKIM, DMARC)
Wenn du HubSpot ernsthaft für Marketing-E-Mails nutzt, ist eine eigene Versanddomain (Custom Domain) Pflicht. Ohne sauberes Setup schickst du Reputation und Zustellbarkeit auf Klassenfahrt – ohne Aufsicht.
- SPF: HubSpot muss sauber autorisiert sein.
- DKIM: Signatur aktiv und korrekt.
- DMARC: mindestens „monitoring“ (p=none) – mittelfristig mit klarer Roadmap Richtung Enforcement.
Wenn du hier tiefer einsteigen willst: Schau dir den Bereich Authentifizierung an.
2) Shared IP Reputation (und du zahlst für fremde Sünden)
Standardmäßig laufen viele Accounts über Shared Reputations-Setups. Wenn andere Nutzer aggressiv outbounden oder schlechte Listen nutzen, kann das die Zustellung beeinträchtigen – auch wenn du selbst „brav“ bist.
3) Inhalte & Personalisierung, die Spamfilter triggern
Problematisch sind oft nicht „böse Wörter“, sondern Muster: zu aggressive Betreffzeilen, übertriebene Personalisierung, unklare Absenderidentität oder Landingpages, die nicht zum Versprechen in der Mail passen.
4) Datenhygiene (die stille Zustellbarkeitsbremse)
Inaktive Empfänger sind doppelt teuer: Du zahlst für Kontakte – und schadest deiner Domain-Reputation. Deshalb ist Datenhygiene bei HubSpot kein Nice-to-have, sondern Risiko-Management.
Praktische Übung: Ermittle deinen Click Reach für 1, 3, 6 und 12 Monate (Anteil der Empfänger, die geklickt haben). Das zeigt dir, wie „lebendig“ deine Listen wirklich sind.
- In HubSpot zu Kontakte → Segmente wechseln
- Neues Segment erstellen
- Filter setzen: mind. 1x geöffnet ODER mind. 1x geklickt in den letzten X Monaten
- Segment speichern und Größe prüfen
Faustregel: Wenn nach 6 Monaten mehr als ~40% inaktiv sind und der Anteil steigt, wird es kritisch. Dann: Versandfrequenz reduzieren, Reaktivierung testen oder konsequent aussteuern (Sunset).
Passend dazu: Sunset-Flow im E-Mail-Marketing
Maßnahmenplan: Was du jetzt konkret tun solltest
Heute (0–24h): Stabilisieren
- Stoppe riskante Sendungen an kalte/alte Segmente (lieber kurz pausieren als Reputation verbrennen).
- Authentifizierung prüfen (SPF/DKIM/DMARC) und offensichtliche Fehler beheben.
- Segmentiere Engagement: Schicke vorerst nur an aktive Empfänger (z. B. letzte 90 Tage).
- Betreff/Content entschärfen: weniger „Salesy“, klare Absenderidentität, kein Clickbait.
Diese Woche (2–7 Tage): Ursachen sauber isolieren
- Provider-Split testen (Gmail vs. Microsoft vs. GMX/Web.de etc.).
- Complaint-Quellen identifizieren: Welche Listen/Forms/Imports erzeugen Ärger?
- Listenhygiene starten: harte Bounces entfernen, Inaktive aussteuern.
30 Tage: nachhaltig stabilisieren
- Reputation aufbauen mit konsequentem Engagement-Fokus.
- Reaktivierung nur gezielt und mit klarer Exit-Logik (Sunset).
- Setup für langfristige Domain-Reputation etablieren.
Nie verkehrt: Kohortenanalyse
Generell interessant ist es, dass Email Engagement von Abonnenten von Tag 1 ihrer Registrierung an zu beobachten. Sackt es plötzlich ab? Ab welchem Zeitpunkt? In welchen Segmenten? Dazu bietet sich eine retrospektive Kohortenanalyse an. Das Problem: HubSpot selbst bietet hier leider kaum Möglichkeiten. Es ist aber natürlich möglich, die Rohdaten in ein DWH wie Snowflake zu exportieren und mit einem Add-on wie Datameer die gewünschten Kohorten zu untersuchen.
Dedizierte IP: Lösung aller Probleme?
Eine dedizierte IP kann helfen – aber nur, wenn Volumen, Konstanz und Hygiene stimmen. Sonst wechselst du nur von „Shared Chaos“ zu „eigene Baustelle“.
- Genug Volumen: Dedizierte IPs lohnen sich meist erst bei hohem, gleichmäßigem Versand.
- Warm-up: Neue IPs müssen schrittweise aufgewärmt werden.
- Hygiene/Engagement: Ohne saubere Daten und gutes Engagement ist eine eigene IP eher Risiko als Rettung.
Mehr dazu: Dedizierte IP im E-Mail-Versand
Noch mehr Informationen liefert dir die kostenpflichtige Apps namens SendForensics. Diese lässt sich sogar mit deinen Engagement -Daten verknüpfen, was noch präzisere Analysen ermöglicht.
Alternative: E-Mail API statt HubSpot-Versand
Wenn eine dedizierte IP keine Option ist, kann eine E-Mail API (z. B. via spezialisierten Versanddienst) die Zustellung verbessern – besonders, wenn du Transaktionsmails oder kritische Systemkommunikation hast.
Gleichzeitig bleibt der wichtigste Hebel: deine Domain-Reputation. Die wird langfristig immer entscheidender – auch wenn du über HubSpot versendest.
Fazit
Kostenlose Beratung
Mit Email Deliverability verhält es sich wie mit dem Zahnarztbesuch: Hinauszögern kann sehr schmerzhaft sein. Lass uns sprechen, um präventiv geeignete Maßnahmen zu ergreifen.