E-Mail-Zustellprobleme mit HubSpot: Was tun, um die Zustellbarkeit zu verbessern?

Frank
26. September 2025

HubSpot ist der Senkrechtstarter unter den CRM-Anbietern der letzten 10 Jahre. Ebenso stößt das HubSpot Marketing Hub auf großes Interesse. Denn es bietet Email Marketern enorme Freiheiten. Umso ärgerlicher, wenn versendete E-Mails im Spamordner landen. Was tun bei Zustellproblemen?

"So ein teures Tool wie HubSpot nutzen doch keine Spammer!"

Tatsächlich ist HubSpot alles anderes als günstig. Schon gar nicht, wenn es um den massenhaften Versand von E-Mails geht. Doch es gibt abertausende Sales-Abteilungen, die auf HubSpot setzen. Weshalb deren Shared IPs sich nun wirklich nicht für zuverlässiges E-Mail-Marketing eignen. In diesem Artikel zeige ich dir, wie du die E-Mail-Zustellbarkeit deines HubSpot Accounts dennoch verbessern kannst.

Wie machen sich Zustellprobleme in HubSpot bemerkbar?

Wie allgemein im E-Mail-Marketing lassen sich Zustellprobleme nicht immer so leicht erkennen. Wobei HubSpot zum Glück recht umfassende Analytics bereitstellt.

Der Email Health Score

HubSpot präsentiert seinen Usern einen „Email Health Sore“ zur Orientierung. Diesen kannst du unter Marketing > Marketing Email > Health. Der angezeigte Wert sollte möglichst nie kleiner als 7 sein.

Das Problem: Der Score bewertet allein das Email Engagement. Die Reputation der IP und der Domain bleiben unberücksichtigt.

Wie sonst lassen sich Probleme erkennen?

Weitere Indikatoren für ein Zustellproblem:

Eine Open Rate von durchweg unter 25 %.
Email Response Rates von weniger als 2 %.
Eine Complaint Rate von regelmäßig mehr als 0,1 %.
Eine auffällig hohe Bounce Rate bei einzelnen Empfänger-Domains.

Weitere wertvolle Tools zur Identifikation von Zustellproblemen findest du hier.

Typische Ursachen für Zustellprobleme mit HubSpot

Unzulängliche Authentifizierung (SPF, DKIM und DMARC)

Unverzichtbar ist bei HubSpot die Implementierung einer „Custom Domain“. Wer darauf verzichtet, tut sich kein Gefallen. Wichtig ist jedoch, dass die Domain möglichst schon etwas älter ist und die Authentifizierung vollständig ist. Und das für die für die (Root) Domain ein Webauftritt existiert.

Probleme mit der E-Mail

Problematische Personalisierung (z.B. der Absenderadresse) und E-Mail-Inhalte können dazu führen, dass Spamfilter Alarm schlagen.

IP Reputation

Standardmäßig teilen sich Nutzer von HubSpot eine „Shared IP“. Und das ist ein Problem, weil HubSpot auch gern für Outbound („Kaltakquise“) genutzt wird. Entsprechend groß ist die Anzahl der Spam Complaints. Die Folge: Eine schwache IP Reputation, die massiv Zustellprobleme verursachen kann.

Noch mehr Informationen liefert dir die kostenpflichtige Apps namens SendForensics. Diese lässt sich sogar mit deinen Engagement -Daten verknüpfen, was noch präzisere Analysen ermöglicht.

Mangelhafte Datenhygiene als Ursache

Wie bereits erwähnt ist der Versand von E-Mail über HubSpot nicht gerade billig. Gerade deshalb ist es schon rein wirtschaftlich mehr als sinnvoll, inaktive Kontakte aus den Listen zu entfernen. Also Abonnenten, die bereits seit Monaten nicht mehr mit deinen E-Mails und Webseiten interagieren.

Es gibt aber noch einen weiteren Grund: Inaktive Kontakte in den Listen haben einen negativen Einfluss auf deine Email Domain Reputation.

Wage mal ein Experiment und ermittle deinen Click Reach für 1, 3, 6 und 12 Monate. Also den Anteil deiner Newsletter-Empfänger, die in dieser Zeit geklickt haben. Um diese Kennzahl ermitteln zu können, muss für die entsprechenden Kontakte der Tracking-Level entsprechend eingestellt sein.

Vorgehensweise:

Auf Kontakte -> Segmente wechseln
Ein neues Segment erstellen
Filter anlegen (mind.1 x geöffnet ODER mind. 1 geklickt innerhalb von 3 Monaten)
Segment abspeichern

Jetzt hast du deine aktiven Kontakte ermittelt. Umgekehrt weißt du also, wie viele deine Kontakte inaktiv sind. Und wie sich deren Anteil von Monat zu Monat verändert. Tipp: Ein Anteil inaktiver Kontakte von mehr 40 % nach 6 Monaten ist kritisch. Vor allem, wenn deren Anteil steil ansteigt. Lösche sie oder verringere zumindest die Versandfrequenz für die betreffenden Listen und Segmente.

Bonus-Tipp: Kohortenanalyse

Generell interessant ist es, dass Email Engagement von Abonnenten von Tag 1 ihrer Registrierung an zu beobachten. Sackt es plötzlich ab? Ab welchem Zeitpunkt? In welchen Segmenten? Dazu bietet sich eine retrospektive Kohortenanalyse an. Das Problem: HubSpot selbst bietet hier leider kaum Möglichkeiten. Es ist aber natürlich möglich, die Rohdaten in ein DWH wie Snowflake zu exportieren und mit einem Add-on wie Datameer die gewünschten Kohorten zu untersuchen.

Dedizierte IP als Lösung aller Probleme?

Viele HubSpot-Kunden nutzen eine dedizierte IP. Dabei sind die Anforderungen groß:

Für eine dedizierte IP sollte das Versandvolumen mindestens 100.000 E-Mails je Monat umfassen. Und zwar möglichst gleichmäßig über den gesamten Zeitraum verteilt. Zum Beispiel durch Transaktions-Mails. Versandfreie Wochen aufgrund von Urlaub o.ä. sind eher kontraproduktiv.
Jungfräuliche und vernachlässigte IPs müssen immer erst „aufgewärmt“ werden. Man emailt also nicht wie gewohnt drauf los, sondern erhöht das E-Mail-Volumen schrittweise auf das gewünschte Niveau. So etwas kann einige Wochen dauern. Begonnen wird mit etwa 5.000 E-Mails. Das Volumen wird Tag für Tag um etwa 25% erhöht.
Solange die Datenhygiene und das Email Engagement mangelhaft sind, birgt der Einsatz einer eigenen IP gewisse Risiken. Denn nach dem Umstieg wird man nicht mehr von anderen Nutzern einer Shared IP „gerettet“. (Auch sonst muss nun das Thema Engagement ernst genommen werden!)

Welche sonstigen Maßnahmen bieten sich an?

Wenn die Shared IP hin und wieder schwächelt, eine dedizierte IP jedoch keine Option ist, hast du zwei Möglichkeiten:

Die Anbindung einer Email API wie Sendgrid oder Mailjet vornehmen. Diese Lösungen bieten fast immer eine deutlich bessere E-Mail-Zustellbarkeit.
Akzeptiere, dass deine IPs hin und wieder schwächeln und kümmere dich um eine optimale Email Domain Reputation. Also akribisches Achten auf Email Engagement, Authentifizierung und Datenhygiene. Das macht viel Arbeit, ist früher oder später aber eh unverzichtbar. Denn auf lange Sicht wird Email Deliverability vor allem von der Domain Reputation abhängen. Auch bei Nutzern von HubSpot.

Ergänzende Artikel

Autor: Frank Rix

Nutzer von HubSpot müssen immer wieder mit Zustellproblemen rechnen, weil es sich um ein CRM und nicht um die Lösung eines ESP handelt. Doch es gibt einige Maßnahmen, die positiv auf deine E-Mail-Zustellbarkeit einzahlen.