E-Mail-Zustellprobleme mit ActiveCampaign: Was tun?

Frank
1. Februar 2025

Eine der weltweit verbreitetsten Lösungen für E-Mail-Marketing und -Automation ist zweiwelsohne ActiveCampaign. Doch vor plötzlichen Zustellproblemen ist niemand gewappnet. Was tun, wenn Newsletter, Automations-E-Mails etc. plötzlich im Spamordner landen und der Umsatz zurückgeht?

ActiveCampaign ist aufgrund eines extrem guten Preis-Leistungs-Verhältnisses ein beliebter ESP. Sowohl bei Solopreneuren als auch bei kleinen und mittleren Unternehmen. Du hast dennoch Zustellprobleme? In diesem Artikel werde ich die besten Praktiken und Tipps zur Verbesserung der E-Mail-Zustellbarkeit mit ActiveCampaign präsentieren.

Herangehensweise

Zunächst einmal heißt die Devise: Ruhe bewahren. Zustellprobleme können zwar kostspielig sein. Aber eine unüberlegte Reaktion kann böse nach Hinten losgehen. Und den Schaden deutlich vergrößern.

Typische Ursachen für Zustellprobleme mit Brevo

IP Reputation

Standardmäßig teilen sich ActiveCampaign-Kunden*innen eine Shared IP. Das ist zunächst mal unproblematisch und auch gängige Praxis. Häufig sogar die beste Option. Jedoch ist ActiveCampaign ein relativ kostengünstiger „Massen-„ESP und kann in der Folge nicht immer schnell genug jene Kunden sanktionieren, die Spam versenden. Die Gefahr ist somit groß, dass man seine Shared IP mit den „falschen“ Kunden teilen muss. Jene, die sich wenig um ihre Email Domain Reputation scheren und als Trittbrettfahrer von der guten Reputation anderer Versender profitieren wollen.

Hinhzukommt, dass sich ActiveCampaign auch als CRM und Tool für Sales Automation sieht. Email Outreach führt jedoch naturgemäß zu vielen Spambeschwerden und somit zu einer negativen IP Reputation.

Zugute kommt ActiveCampaign, dass es vor jedem Versand einen sogenannten „Spam Check§ durchführt. Wenn auch lediglich auf Basis von SpamAssassin. Das ist eine einst sehr verbreitete Spamfilter-Software, die heutzutage keine große Rolle mehr spielt.

Authentifizierung (SPF, DKIM und DMARC)

Eine weitere Herausforderung in ist das Domain Alignment. Denn die Envelope Sender Domain ist standardmäßig eine von ActiveCampaign.

Beispiel:
s3.csa1.acemsc4.com

Eine wirklich gute Email Domain Reputation lässt sich so kaum aufbauen. Auch wenn DMARC keine Fehler rausschmeißt.

Wie lassen sich Probleme erkennen?

Zustellprobleme lassen sich bei Brevo nicht leicht erkennen. Allein im Entreprise Plan wird ein Reiter für „Email Deliverability“ angezeigt , der jedoch im Wesentlichen auf die Delivery Rate stützt.

Darüber hinaus werden wenig Details zu Bounces bereitgestellt. Die Opens sind geschätzt („Trackable open rate“) und Clicks werden automatisch von Bot Clicks bereinigt, was zu weiteren Ungenauigkeiten führt. Du musst also sehr tief einsteigen, um Probleme rechtzeitig zu identifizieren.

Diese Indikatoren sind ein Alarmzeichen:

Rückmeldungen von Kunden*innen
Eine Open Rate von durchweg unter 25 %.
Email Response Rates von weniger als 5 %.
Eine Complaint Rate von regelmäßig mehr als 0,1 %.
Ein hoher Outlook BCL (Massenbeschwerdegrad (BCL) größer als 6
Eine auffällig geringe Open / Click Rate bzw. hohe Bounce Rate bei einzelnen Empfänger-Domains.

Das Problem: Im Basispaket sind die Analytics von ActiveCampaign wirklich schlecht. Für eine aussagekräftige Auswertung bedan Upgrade auf den „Enterprise plan“ oder aber die Anbindung eines Custom Dashboards.

Mangelhafte Datenhygiene als Ursache

Oft sind inaktive Kontakte ein Problem. Also Abonnenten, die bereits seit Monaten nicht mehr mit deinen E-Mails interagieren. Das wirkt sich negativ auf deine Email Domain Reputation aus. Warum? Weil Mail Box Provider erwarten, dass du deine Listen regelmäßig aufräumst.

Ein häufiges Missverständnis bei der Nutzung von ActiveCampaign: Die Metrik „Active Contacts“ zeigt nicht jene Kontakte an, diue tatsächlich mitg deinen E-Mails interagieren, also „engaged“ sind. Um an diese zu gelangen, benötigst du eine Automation wie diese:

Alterrnativ kannst du auch auf den Engagement Status zurückgreifen. Unter Kontakte->Einstellungen lässt sich dieser individuell anpassen.

Jetzt hast du deine aktiven Kontakte ermittelt. Umgekehrt weißt du also, wie viele deine Kontakte inaktiv sind. Und wie sich deren Anteil von Monat zu Monat verändert. Tipp: Ein Anteil inaktiver Kontakte von mehr 40 % nach 6 Monaten ist kritisch. Vor allem, wenn der Anteil, steil ansteigt.

Die Lösung? Lösche Kontakte, die seit mehr als 8 Monaten nicht mehr aktiv waren. Und versuche Kontakte mit nur noch wenig Engagement zu reaktivieren. Dazu eignet sich ein Sunset Flow:

Dedizierte IP als Lösung aller Probleme?

ActiveCampaign bietet seinen Kunden auch dedizierte IPs an und suggeriert eine bessere E-Mail-Zustellbarkeit. Das ist jedoch oft ein Trugschluss.

Für eine dedizierte IP sollte das Versandvolumen mindestens 100.000 E-Mails je Monat umfassen. Und zwar möglichst gleichmäßig über den gesamten Zeitraum verteilt. Zum Beispiel durch Transaktions-Mails. Versandfreie Wochen aufgrund von Urlaub o.ä. sind eher kontraproduktiv.
Jungfräuliche und vernachlässigte IPs müssen immer erst „aufgewärmt“ werden. Man emailt also nicht wie gewohnt drauf los, sondern erhöht das E-Mail-Volumen schrittweise auf das gewünschte Niveau. So etwas kann einige Wochen dauern. Begonnen wird mit etwa 5.000 E-Mails. Das Volumen wird Tag für Tag um etwa 25% erhöht.
Solange zuhauf inaktive Kontakte oder sonstige Uralt-Datensätze unbekannter Herkunft in Listen schwirren, ist zunächst aufräumen angesagt. Denn nach dem Umstieg wird man nicht mehr von anderen Nutzern einer Shared IP „gerettet“. (Auch sonst muss nun das Thema Engagment ernst genommen werden!)

Tipps für eine bessere E-Mail-Zustellbarkeit mit ActiveCampaign

Richte unbedingt eine „Mailserver Domain“ ein, um Domain Alignment zu erzielen. Hier findestr du eine Anleitung.
Setze auf Double-Opt-in und achte auf eine umfassende Datenhygiene.
Komme nicht auf die Idee, Hard-Bounces zu reaktivieren. Inaktive Kontakte gehören regelmäßig gelöscht.
Akzeptiere, dass deine IPs hin und wieder schwächeln und kümmere dich um eine optimale Email Domain Reputation. Sorge dazu auf möglichst viel Email Engagement. Das macht viel Arbeit, ist früher oder später aber eh unverzichtbar.

Autor: Frank Rix

Zustellprobleme mit ActiveCampaign lassen sich nicht immer schnell und einfach lösen. Aber die hier genannten Maßnahmen bringen dich als Versender einen großen Schritt nach vorne.