Probleme mit der E-Mail-Zustellung lösen & verbessern – Dein Guide für bessere Zustellraten.

Frank
22. März 2025

E-Mails sind ein unverzichtbares Kommunikationsmittel – doch was tun, wenn sie nicht ankommen? Ob Newsletter, geschäftliche E-Mails oder private Nachrichten: Probleme mit der E-Mail-Zustellung können ärgerlich sein. In diesem Artikel erfährst du, warum E-Mails oft nicht zugestellt werden und wie du die E-Mail-Zustellung verbessern kannst.

Typische Probleme bei der E-Mail-Zustellung

Bevor wir zu den Lösungen kommen, schauen wir uns die häufigsten Ursachen für Probleme mit der E-Mail-Zustellung an:

Spamilter blockieren deine E-Mails
Viele E-Mails werden nicht zugestellt, weil sie vom ISP bzw. Mail Box Provider oder auch vom eigenen Mailserver als Spam klassifiziert werden. Das kann unzählige Gründe haben. Mehr dazu erfährst du im weiteren Verlauf dieses Artikels.
Technische Probleme beim Versand
Manchmal klappt schon Übertragung vom Client zum Mailserver oder zwischen den Mailserver nicht. Der Grund ist oft eine Netzwerkstörung.
Empfänger-Postfach ist voll
Ein volles Postfach bedeutet, dass der Empfänger keine neuen Nachrichten mehr empfangen kann.
Falsche E-Mail-Adressen oder Tippfehler
Ja, auch das ist möglich: Ein kleiner Tippfehler in der E-Mail-Adresse kann ausreichen, damit deine Nachricht nicht ankommt.

Lösungen: So verbesserst du die E-Mail-Zustellung

1. Authentifizierung deiner E-Mails einrichten

Damit deine E-Mails von Mailservern als vertrauenswürdig eingestuft werden, solltest du folgende Authentifizierungsprotokolle einrichten:

SPF (Sender Policy Framework): Legt fest, welche Server E-Mails in deinem Namen versenden dürfen.
DKIM (DomainKeys Identified Mail): Fügt eine digitale Signatur zu deinen E-Mails hinzu, um Manipulationen zu verhindern.
DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance): Gibt an, wie Empfänger mit nicht authentifizierten E-Mails umgehen sollen.

2. Pflege deine E-Mail-Listen

Regelmäßiges Bereinigen deiner Empfängerliste hilft, die Bounce-Rate zu senken:

Entferne ungültige oder inaktive E-Mail-Adressen.
Nutze Double-Opt-in-Verfahren, um sicherzustellen, dass Empfänger ihre Anmeldung bestätigen.
Achte auf niedrige Beschwerderaten – zu viele Abmeldungen oder Spam-Markierungen schaden deiner Reputation.

3. Vermeide spammigen E-Mail-Inhalt

Auch der Inhalt der E-Mail spielt nach wie vor bei der Zustellung eine wichtige Rolle.

Verhältnis Bild / Text
Eine HTML-E-Mail sollte immer stets Bilder sowie aussagekräftigen Textinhalte (mindestens 100 Zeichen) umfassen. Dabei kann das Multipart-Format helfen. Wichtige Informationen gehören nicht in Grafiken.
Keine Videos
Die direkte Integration von Videos ist problematisch. Zumal viele Clients das auch nicht supporten.
Verzicht auf auffällige Zeichenketten
Spammige Begriff, Dollar- und Ausrufezeichen sowie der massive Einsatz von Großbuchstaben ist zu vermeiden

4. Setze auf eine zuverlässigen Email Service Provider (ESP)

Falls du regelmäßig Probleme mit der E-Mail-Zustellung hast, könnte dein aktueller Email Service Provider Teil des Problems sein. Ein professioneller Anbieter mit einem Inhouse Deliverability Team kann helfen, deine Zustellrate zu verbessern.

Professionelle Anbieter für den E-Mail-Versand im deutschsprachigen Raum sind:

SC Networks (Evalanche)
Emarsys
Maileon
dialogue1 (amity)

Bei einem stetig hohem Versandvolumen lohnt sichn ggf. auch der Einsatz einer dedizierten IP. In dem Fall sind auch „günstige“ ESPs wie Brevo, Klaviyo oder ActiveCamapign eine gute Wahl.

5. Teste deine E-Mails vor dem Versand

Es gibt verschiedene Tools, mit denen du überprüfen kannst, ob deine E-Mail als Spam eingestuft wird:

mail tester
GlockApps
Google Postmaster Tools

Diese und weitere Tools helfen dir, Schwachstellen zu erkennen und zu beheben. Mehr zum Thema erfährst du hier.

6. Entferne inaktive Abonnenten

Definiere, ab wann ein Kontakt als inaktiv gilt. Häufige Kriterien sind:

Keine Öffnungen oder Klicks in den letzten 3, 6 oder 12 Monaten
Keine Käufe oder Interaktionen mit anderen Kanälen
Regelmäßige Nichtbeachtung von Sonderaktionen oder Angeboten

Setze für die einen Sunset-Flow zur automatischen Bereinigung deiner Listen. Auch eine manuelle Reaktivierungskampagne kann funktionieren. Ganz wichtig: Wer bis zum Ende nicht reagiert, sollte entfernt werden. Eine höfliche Abschiedsmail kann den Prozess abrunden:
„Schade, dass du gehst! Du kannst dich jederzeit wieder anmelden.“

7. Nutze nur Adressen mit Opt-in

Verwende niemals gekaufte E-Mail-Adressen. Generell solltest du wissen, wann, wie und in welchem Kontext die Adressen generiert sind. Ganz wichtig: Eine Permission zur Nutzung sollte dir explizit vorliegen und auf Anfrage nachgewiesen werden können. Schon allein deshalb bist du mit Double-Opt-in stets auf der sichereren Seite.

Autor: Frank Rix

Probleme mit der E-Mail-Zustellung können frustrierend sein, lassen sich aber mit den richtigen Maßnahmen lösen. Authentifizierung, Listenhygiene, ein zuverlässiger Versanddienst und regelmäßige Tests sind der Schlüssel zu einer besseren Zustellrate.

Falls du professionelle Unterstützung benötigst, lohnt es sich, mit einem E-Mail-Experten oder einem spezialisierten Anbieter zusammenzuarbeiten. So stellst du sicher, dass deine wichtigen Nachrichten immer im Posteingang ankommen! 🚀