Mails kommen nicht an? Ursachen & Lösungen (für Empfänger und Absender)

Frank
Aktualisiert am 15. Januar 2026

Mails kommen nicht an ist ein Klassiker: Mal liegt’s am Postfach des Empfängers (voll, Filter, falsche Einstellungen), mal an der Zustellung selbst (Spamfilter, Blocklisten, fehlende Authentifizierung). Damit du nicht im Nebel stochern musst, bekommst du hier eine schnelle Diagnose: erst Empfänger-Checks, dann Absender-Checks.

Wenn Mails nicht ankommen: 10-Minuten-Check

Fall A: Du empfängst keine Mails (Outlook, GMX, WEB.DE, iPhone & Co.)

Spam/Junk prüfen und ggf. Absender auf „sicher“ setzen.
Postfachspeicher prüfen (voll = oft kein Empfang mehr möglich).
Regeln/Filter/Weiterleitungen prüfen (Mails landen gern „woanders“).
Outlook.com Konto/Passwort checken (gesperrt, Passwort geändert, Sync hängt).
iPhone/iPad Abruf-Einstellungen (Push vs Abrufen, Mitteilungen).

Fall B: Deine Mails kommen beim Kunden nicht an (Newsletter, CRM, Sales-Mails)

Werden Mails abgelehnt oder nur „nicht gesehen“? Prüfe Bounces und SMTP-Fehler im ESP.
Authentifizierung: SPF, DKIM, DMARC sauber setzen (ohne das wird’s schnell hässlich).
Listenhygiene: Hard Bounces raus, Inaktive runterfahren (Reputation).
Content & Links: „spammige“ Muster vermeiden, Tracking-Domains prüfen.
Monitoring: Postmaster/Spam-Tests nutzen (GlockApps, mail-tester etc.).

Mails kommen nicht an: Die häufigsten Ursachen

Bevor wir zu den Lösungen kommen, schauen wir uns die häufigsten Ursachen für Probleme mit der E-Mail-Zustellung an:

Spamfilter blockieren deine E-Mails
Viele E-Mails werden nicht zugestellt, weil sie vom ISP bzw. Mail Box Provider oder auch vom eigenen Mailserver als Spam klassifiziert werden. Das kann unzählige Gründe haben. Mehr dazu erfährst du im weiteren Verlauf dieses Artikels.
Technische Probleme beim Versand
Manchmal klappt schon Übertragung vom Client zum Mailserver oder zwischen zwei Mailservern nicht. Der Grund ist oft eine Netzwerkstörung.
Empfänger-Postfach ist voll
Ein volles Postfach bedeutet, dass der Empfänger keine neuen Nachrichten mehr empfangen kann.
Falsche E-Mail-Adressen oder Tippfehler
Ja, auch das ist möglich: Ein kleiner Tippfehler in der E-Mail-Adresse kann ausreichen, damit deine Nachricht nicht ankommt.

Mails kommen nicht an? So liest du Bounces und SMTP-Fehlercodes richtig

Wenn Mails beim Empfänger nicht ankommen, ist die wichtigste Frage: Wurde die Mail aktiv abgelehnt (Bounce) oder ist sie nur verzögert (Temporary)? Der Unterschied entscheidet, ob du sofort handeln musst oder einfach warten/retryen kannst.

Hard Bounce vs Soft Bounce: der Kurzüberblick

Hard Bounce = dauerhaftes Problem (z. B. Adresse existiert nicht). Diese Empfänger solltest du sofort unterdrücken.
Soft Bounce = temporäres Problem (z. B. Postfach voll, Greylisting). Hier sind Retries sinnvoll – aber nicht endlos.

Die häufigsten SMTP-Codes (und was du tun solltest)

Code (Beispiele)	Bedeutung	Typ	Was tun?
550 5.1.1	Mailbox / User unknown (Adresse existiert nicht)	Hard	Empfänger unterdrücken, Listenhygiene, Tippfehler prüfen.
553 5.1.3	Bad recipient address syntax	Hard	Adresse korrigieren (Format/Domain), nicht weiter senden bis gefixt.
552 5.2.2	Mailbox full (Postfach voll)	Soft	Retry zulassen, Empfänger informieren. Bei Newslettern: nach X Tagen ohne Erfolg unterdrücken.
421 4.x.x	Temporarily unavailable / Rate limits / Server busy	Soft	Automatisch erneut zustellen lassen (Retry-Policy), Versandrate prüfen.
450 / 451 4.x.x	Greylisting / Temporary failure	Soft	Retries sind hier normal. Keine Panik, aber Zustellfenster und Volumen im Blick behalten.
554 5.7.1	Message rejected / Blocked (Policy, Reputation, Content)	Hard-ish	Reputation, Auth, Content prüfen. Bei B2B oft: Security-Gateway blockt. IT des Empfängers anfragen.
5.7.x	Policy / Authentication / Spam suspicion	Hard-ish	SPF/DKIM/DMARC checken, From/Return-Path sauber, Listenqualität & Beschwerden prüfen.
5.4.1 / 5.4.4	Routing/DNS-Probleme (Domain kann nicht aufgelöst werden)	Soft/Hard	DNS/MX prüfen (Empfänger oder eigene Infra). Bei ESP: Support/Logs checken.

Mini-Workflow: So findest du die Ursache in 3 Schritten

Im Versandtool nachsehen: Delivered, Deferred (retrying), Bounced?
Bounce-Text lesen: Steht da „user unknown“, „mailbox full“, „blocked“, „policy“?
Maßnahme ableiten:
- Hard Bounce → sofort unterdrücken
- Soft Bounce → Retries ok, aber mit Limit
- Blocked/Policy → Auth/Reputation/Content prüfen + ggf. Empfänger-IT

Praxis-Tipp: Wenn „mails kommen nicht an“ bei Firmenadressen gehäuft auftritt, ist sehr oft ein Security-Gateway im Spiel. Dann hilft es, für genau diese Domains sauber zu segmentieren und Bounces/Deferrals getrennt zu überwachen. Norddeutsch gesagt: erst mal die richtige Mole unter die Lupe nehmen, nicht gleich den ganzen Hafen umbaggern.

Lösungen: So verbesserst du die E-Mail-Zustellung

1. Authentifizierung deiner E-Mails einrichten

Damit deine E-Mails von Mailservern als vertrauenswürdig eingestuft werden, solltest du folgende Authentifizierungsprotokolle einrichten:

SPF (Sender Policy Framework): Legt fest, welche Server E-Mails in deinem Namen versenden dürfen.
DKIM (DomainKeys Identified Mail): Fügt eine digitale Signatur zu deinen E-Mails hinzu, um Manipulationen zu verhindern.
DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance): Gibt an, wie Empfänger mit nicht authentifizierten E-Mails umgehen sollen.

2. Pflege deine E-Mail-Listen

Regelmäßiges Bereinigen deiner Empfängerliste hilft, die Bounce-Rate zu senken:

Entferne ungültige oder inaktive E-Mail-Adressen.
Nutze Double-Opt-in-Verfahren, um sicherzustellen, dass Empfänger ihre Anmeldung bestätigen.
Achte auf niedrige Beschwerderaten – zu viele Abmeldungen oder Spam-Markierungen schaden deiner Reputation.

3. Vermeide spammigen E-Mail-Inhalt

Auch der Inhalt der E-Mail spielt nach wie vor bei der Zustellung eine wichtige Rolle.

Verhältnis Bild / Text
Eine HTML-E-Mail sollte immer stets Bilder sowie aussagekräftigen Textinhalte (mindestens 100 Zeichen) umfassen. Dabei kann das Multipart-Format helfen. Wichtige Informationen gehören nicht in Grafiken.
Keine Videos
Die direkte Integration von Videos ist problematisch. Zumal viele Clients das auch nicht supporten.
Verzicht auf auffällige Zeichenketten
Spammige Begriff, Dollar- und Ausrufezeichen sowie der massive Einsatz von Großbuchstaben ist zu vermeiden

4. Setze auf eine zuverlässigen Email Service Provider (ESP)

Falls du regelmäßig Probleme mit der E-Mail-Zustellung hast, könnte dein aktueller Email Service Provider Teil des Problems sein. Ein professioneller Anbieter mit einem Inhouse Deliverability Team kann helfen, deine Zustellrate zu verbessern.

Professionelle Anbieter für den E-Mail-Versand im deutschsprachigen Raum sind:

SC Networks (Evalanche)
Emarsys
Maileon
dialogue1 (amity)

Bei einem stetig hohem Versandvolumen lohnt sichn ggf. auch der Einsatz einer dedizierten IP. In dem Fall sind auch „günstige“ ESPs wie Brevo, Klaviyo oder ActiveCamapign eine gute Wahl.

5. Teste deine E-Mails vor dem Versand

Es gibt verschiedene Tools, mit denen du überprüfen kannst, ob deine E-Mail als Spam eingestuft wird:

mail tester
GlockApps
Google Postmaster Tools

Diese und weitere Tools helfen dir, Schwachstellen zu erkennen und zu beheben. Mehr zum Thema erfährst du hier.

6. Entferne inaktive Abonnenten

Definiere, ab wann ein Kontakt als inaktiv gilt. Häufige Kriterien sind:

Keine Öffnungen oder Klicks in den letzten 3, 6 oder 12 Monaten
Keine Käufe oder Interaktionen mit anderen Kanälen
Regelmäßige Nichtbeachtung von Sonderaktionen oder Angeboten

Setze für die einen Sunset-Flow zur automatischen Bereinigung deiner Listen. Auch eine manuelle Reaktivierungskampagne kann funktionieren. Ganz wichtig: Wer bis zum Ende nicht reagiert, sollte entfernt werden. Eine höfliche Abschiedsmail kann den Prozess abrunden:
„Schade, dass du gehst! Du kannst dich jederzeit wieder anmelden.“

7. Nutze ausschließlich Adressen mit DOI

Verwende niemals gekaufte, gefundene oder sonst wie angeeignete E-Mail-Adressen, für die du über kein Opt-in verfügst. Auch solltest du stets wissen, wann, wie und in welchem Kontext die Adressen generiert wurden. Die Permission zur Nutzung sollte dir explizit vorliegen und auf Anfrage nachgewiesen werden können. Schon allein deshalb bist du mit Double-Opt-in (DOI) stets auf der sichereren Seite.

Ergänzende Artikel

Fazit

Wenn Mails nicht ankommen, ist das selten Zufall. Mit einem schnellen Check von Postfach, Spam-Ordner, Regeln und Fehlermeldungen findest du meist in Minuten die Ursache. Als Absender helfen SPF/DKIM/DMARC, gute Listenhygiene und saubere Inhalte. So landen deine Mails wieder dort, wo sie hingehören: im Posteingang.