Microsoft & Zustellbarkeit: Der ewige Drahtseilakt.
- Frank
- 26. Juli 2025
Wer im E-Mail-Marketing an Microsoft-Adressen sendet, weiß: Es läuft … bis es plötzlich nicht mehr läuft. Willkommen in der Welt von Outlook, Hotmail, Office 365 & Co., wo Mails gerne mal im Nirvana landen, ohne Bounce, ohne Warnung. Und vor allem: Ohne ersichtlichen Grund.
In diesem Artikel schauen wir uns an, was Microsoft-Zustellbarkeit so speziell macht, warum Versender ins Schwitzen kommen, und was ihr tun könnt, um nicht in der Spamfalle zu enden.
Microsoft hat enormen Einfluss auf die E-Mail-Kommunikation – sowohl im Consumer- als auch im Business-Bereich. Mit Diensten wie Outlook.com, Hotmail und Microsoft 365 steuert Microsoft nicht nur die Postfächer, sondern auch die E-Mail-Clients. Das bedeutet: Microsoft entscheidet maßgeblich mit, ob eine Mail zugestellt wird – und wo sie am Ende beim Empfänger landet: Posteingang, Spam oder nirgends.
Was genau ist das Problem?
Microsoft hat einen der aggressivsten Spamfilter der Branche. Klingt erstmal gut – bis man selbst reingerät. Hier sind die häufigsten Symptome:
- Keine oder verspätete Zustellung
- E-Mails landen ohne erkennbaren Grund im Spam
- Plötzliche Einbrüche bei Öffnungsraten – vor allem bei B2B-Kontakten
- Silent Drops: Die Mail wird angenommen, aber nie angezeigt. Puff, weg.
Und das alles kann passieren, obwohl:
- Eure Authentifizierung (SPF, DKIM, DMARC) einwandfrei ist.
- Ihr saubere Listen nutzt.
- Eure Inhalte harmlos sind.
Microsoft reagiert empfindlich auf jedes kleine Signal. Dazu zählen: hohe Bounce-Raten, fehlendes Engagement, wechselnde Absender, zu schnelles Versandvolumen – und sogar User, die eure Mails löschen, ohne sie zu öffnen.
Microsoft: Zwei Welten, ein Logo
Viele denken bei Microsoft-Zustellbarkeit automatisch an einen einzigen Ort: Outlook. Doch unter der Haube verbergen sich zwei ganz unterschiedliche Infrastrukturen:
- Outlook.com (aka „Microsoft Consumer“): Hier landen alle privaten Postfächer mit Endungen wie @outlook.com, @hotmail.com, @live.de etc.
- Office 365 (aka „Microsoft 365 Business“): Das ist das Zuhause der Unternehmenspostfächer. Also genau das, worauf es im B2B-Marketing ankommt.
Und hier liegt der Haken: Die Regeln, Filter und Reaktionen auf eure Mails sind nicht dieselben.
Besonderheiten bei Outlook.com & Hotmail
Bei den Consumer-Adressen spielt vor allem eines eine Rolle: Das Verhalten der User.
- Wird eure Mail oft gelöscht oder als Spam markiert? Ab ins Nirwana.
- Gibt’s keine Interaktion? Auch schlecht.
- Variieren eure Absender-Domains stark? Verdächtig.
Die Spamfilter hier lernen ständig mit – basierend auf Nutzersignalen. Wenn ihr also plötzlich viele neue Adressen oder Kampagnen testet, kann das gleich das gesamte „Trust-Level“ kippen.
Tipp: Microsoft bietet hier immerhin ein paar Tools wie SNDS (Smart Network Data Services) oder das JMRP (Junk Email Reporting Program), um etwas Transparenz reinzubringen.
Besonderheiten bei Office 365
Im B2B-Bereich ist E-Mail-Zustellbarkeit komplexer. Sie hängt hier nicht nur von Microsoft als ISP ab, sondern auch von:
- Unternehmensfirewalls
- Anti-Spam-Regeln in Exchange Online
- Spamfiltern von Drittanbietern
Heißt konkret: Eine Mail kann bei 10 Firmen problemlos ankommen – und bei der 11. fliegt sie direkt raus, obwohl technisch alles gleich aussieht.
Microsoft zeigt hier selten Fehlermeldungen oder Bounces. Stattdessen passiert … nichts. Die Mail verschwindet spurlos.
Was hilft gegen die Microsoft-Zustellhölle?
Hier ein paar Strategien, die sich bei unseren Kunden bewährt haben:
1. Nur an echte, aktive Kontakte senden
Microsoft reagiert allergisch auf tote Adressen. Alles, was nach Spam aussieht, wird rigoros blockiert.
Lösche desshalb Adressen aus deriner Liste, die seit mehr als 6 bis 8 Monaten nicht mehr aktiv waren. Und versuche Kontakte mit nur noch wenig Engagement zu reaktivieren. Mittels Sunset Flow kannst du diesen Prozess auch automatisieren.
2. Engagement fördern
Interaktionen wie Öffnungen, Klicks oder „Nicht-Spam“-Markierungen verbessern die Reputation. Sorgt dafür, dass eure Mails relevant sind – und dass sie gerne gelesen werden.
3. Reputation überwachen
SNDS und JMRP sind zwar keine Zauberstäbe, aber sie liefern Hinweise, ob Microsoft euch auf dem Kieker hat.
4. Kleine Versandvolumen bei neuen IPs/Domains
Ramp-up ist Pflicht. Microsoft will Vertrauensaufbau sehen – nicht plötzlich 50.000 Mails von einer neuen Domain.
5. Seedlists und Inbox Tests
Nutze hin und wieder Testadressen auf Hotmail und Office 365, um zu sehen, wie deine Mails tatsächlich ankommen. Mehr zum Thema Seed List Testing erfährst du hier.
6. Ausreichend Volumen bei dedizierter IP
Für eine dedizierte IP sollte das Versandvolumen mindestens 100.000 E-Mails je Monat umfassen. Und zwar möglichst gleichmäßig über das ganze Jahr verteilt. Versandfreie Wochen aufgrund von Urlaub o.ä. sind eher kontraproduktiv.
Fazit: Microsoft mag keine Überraschungen
E-Mail-Zustellung bei Microsoft ist ein bisschen wie ein schleswig-holsteinischer Sommer: Kann super sein – aber verlasse dich besser nicht drauf.
Deshalb gilt: Stabilität, Vertrauen, Kontinuität. Keine wilden Experimente, kein Listen-Schrott, kein „mal schnell raushauen“. Sondern: sauber segmentiert, gut vorbereitet und mit echtem Mehrwert für den Empfänger.
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Mit Email Deliverability verhält es sich wie mit dem Zahnarztbesuch: Hinauszögern kann sehr schmerzhaft sein. Lass uns sprechen, um präventiv geeignete Maßnahmen zu ergreifen.